Ich habe in unterschiedlichen Zusammenhängen Cloudsysteme eingeführt. Einmal für eine Bildungsregion, zweimal für „meine“ Schulen als Schulleiter. Aus meiner Sicht wichtige Erfahrungen und Erfolgsrezepte fasse ich hier zusammen. Vielleicht ist es eine Anregung für Schulen, die gerade auch vor der Einführung stehen.

Vorab: Ich arbeite seit 2016 in der Qualitätsanalyse NRW (Teil der Schulaufsicht), bin im Moment nicht aktiv als Schulleiter tätig und schreibe darum im Präteritum! Im Folgenden beschreibe ich meine Erfahrungen mit einer Schulcloud ohne LMS (Learning Management System). Die Cloud diente ausschließlich der Zusammenarbeit des Kollegiums / der Schulleitung.

Freiwilligkeit

An meinen Schulen habe ich immer auf komplette Freiwilligkeit gesetzt. Wer nicht wollte, musste die Cloud nicht nutzen (alle Infos wurden dann ausgedruckt und ins Fach gelegt). Das war insofern paradox, als dass die Cloud elementare Grundlage der Arbeit war. Ohne Cloud ging wenig. Ich war (und bin) jedoch derart von den Vorzügen (dem Mehrwert gegenüber der analogen Arbeit) der Cloud überzeugt, dass ich nicht die Notwendigkeit sah, zur Nutzung zu verpflichten. Das schaffte von Beginn an hohe Akzeptanz auch unter den kritischen Geistern. Nach wenigen Wochen nutzten fast alle Kolleginnen und Kollegen (KuK) die Cloud, zumindest in den Grundfunktionen (E-Mail, Kalender, Dokumentenspeicher). Nach ein paar Monaten waren alle KuK Intensiv-Nutzer (mehrfacher Zugriff täglich in nahezu allen freigeschalteten Funktionen). Fazit: Die Schulcloud muss so gut, einfach und praktisch sein, dass alle sie nutzen wollen. Sie muss zudem vollständig ins Alltagsgeschäft integriert sein.

Volle Rechte für alle – tägliche Backups

Ich bin konsequenter Verfechter des „Wikipedia-Prinzips“: Alle dürfen alles sehen, schreiben, löschen. Jedes gesetzte Zugriffsrecht bedeutet eine Einschränkung und es wird kompliziert. Das möchte ich nicht. Risiko: Wenn nur ein Kollege aus Versehen etwas löscht, sind die Daten weg. Allen KuK war die Verantwortung für das Gesamtsystem klar. In sechs Jahren gab es ein einziges Problem: Unser IT-Spezialist (!) hatte bei einem technischen Experiment den gesamten Dokumentenspeicher gelöscht. Das Backup war nur ein paar Stunden alt, der Verlust hielt sich in Grenzen. Negativbeispiel: Ich habe einen Bildungsserver scheitern sehen, m. E. vor allen Dingen aufgrund eines komplexen Rechtesystems. Die KuK durften nur „ihre“ Bereiche einsehen (Schulform, Fächer…), m. E. ein schwerer Fehler. Einzige Ausnahme im Rechtesystem: Die Schulleitung hatte einen eigenen Bereich. Natürlich konnten sich die KuK untereinander eigene Ordner gegenseitig freigeben.

Ein gutes Backup-System ist vom ersten Tag an absolut unerlässlich. Jeden Tag sollten die Daten mindestens einmal gesichert werden. Ich hatte das Glück, dass mein Schulträger frühzeitig die Notwendigkeit eines externen Dienstleisters erkannt hat, der auch die Datensicherung organisierte. Grundsätzlich gehört diese Arbeit in geschulte Hände und nicht in die Hand von technikaffinen Schulleitungen.

Keine Schülerdaten

Im Dokumentenspeicher lagen keinerlei Schülerdaten. Das macht rechtliche Aspekte viel weniger komplex. Die Cloud diente ausschließlich der Zusammenarbeit des Kollegiums und der Schulleitung.

Schrittweise Einführung

E-Mail, Kalender, Dokumentenspeicher – das waren die ersten Schritte. Alle diese Funktionen wurden täglich genutzt. In Dienstbesprechungen / Konferenzen wurden wiederholt Details zur Nutzung erläutert / besprochen. Die KuK schulten sich untereinander regelmäßig im Umgang mit dem System. Neue KuK erhielten in der Präsenzwoche (letzte Sommerferienwoche) eine gründliche Einführung von erfahrenen KuK. Den Kalender führte zunächst hauptsächlich nur die Schulleitung und das sehr gründlich. Vorteil für die KuK: Es war jederzeit klar, wann ich im Haus und gesprächsbereit war. Aber auch alle wichtigen schulischen Termine liefen über den Kalender (die „Wochenvorschau“ hing zusätzlich analog im Lehrerzimmer aus).

Später kamen weitere Funktionen hinzu. U. a. ein digitales schwarzes Brett, das auch im Lehrerzimmer via Raspberry (Kioskmodus) und Bildschirm angezeigt wurde.

Integration in den Alltag

Die Cloud nutzten wir regelmäßig im Alltagsgeschäft. Die individualisierten Wochenpläne wurden von allen KuK in jeder Schulwoche gemeinsam online erstellt, Arbeitsergebnisse wurde in gemeinsamen Dokumenten gesammelt („kollaborativ“) und sogar ein Jahresarbeitsplan (SMARTe Kriterien, Meilensteine, Verantwortlichkeiten etc.) wurde von den Teams und Teamsprechern*innen selbstständig geführt. Natürlich fanden sich in der Cloud auch alle relevanten Formulare, teilweise schon vorausgefüllt.

Um die Zahl der E-Mails zu reduzieren und den Informationsteil in den Konferenzen zu entlasten, gab es 14-tägige Rundbriefe von der Schulleitung ans Kollegium (mit Lehrerratsecke), die in der Cloud chronologisch gesammelt wurden. Fortbildungsangebote u. ä. wurden dort natürlich auch gesammelt.

Ordnung & Struktur

Eine Cloud sollte wie eine gute Autowerkstatt organisiert sein: Alles hat seinen Platz. Die Ordnerstruktur habe ich konsequent vorgegeben und viel Wert auf die Einhaltung gelegt. Auch die Struktur in den Fachkonferenzordnern war klar vorgegeben. Wahrscheinlich hat jeder eine andere Vorstellung von Ordnerstrukturen, aber an der Stelle bin ich gegen Basisdemokratie. Später habe ich versucht, die Ordnung für einzelne Ordner (insbesondere Fachkonferenzordner) in die Hand der KuK zu geben. Das ist komplizierter, als es sich anhört… eine saubere Ordnerstruktur und regelmäßiger Frühjahrsputz sind aber m. E. grundlegend für den Erfolg einer Cloud, darum sollte die Schulleitung ein Auge darauf behalten.

Ordnerstruktur der Fachkonferenzen

Detail: Einige KuK verwendeten sehr aussagekräftige, aber auch sehr lange Dokumentennamen („ErsteKlassenarbeitDeutsch5WirschreibeneinenBriefanunserealteKlassenlehrerin.doc“). Das führte zu massiven Problemen beim Backup. Der Hinweis kurze Dateinamen und nicht zu tiefgehende Ordnerstrukturen anzulegen, ist darum wichtig.

Keine komplexen Funktionen, wenig Änderungen, viel Kontinuität

Ich verzichtete weitgehend auf komplexe Funktionen wie ein Wiki. Wenn ein paar sehr affine KuK das nutzen wollen, ok. Aber früh den Weg in die Vielfalt der Funktionen zu gehen halte ich für falsch. Das vergrault und verschreckt zu viele KuK.

Mich erschrecken auf Twitter regelrecht die vielen Trends und neuen Apps. Wie muss es dann erst für wenig affine KuK sein? Als Schulleiter muss ich im Blick haben, dass ich jede einzelne Funktion der Cloud „skalieren“ muss. Es reicht nicht, wenn einige wenige KuK bestimmte Funktionen nutzen und ihre Schülerinnen und Schüler somit einen Vorteil bekommen. Alle Maßnahmen der Schulentwicklung müssen so angelegt sein, dass sie in der Breite ankommen. Wenn ich eine neue, komplexe Funktion wie Videokonferenzen oder Erklärvideos in die Breite tragen möchte, dann verlangt das ein vernünftiges Prozessmanagement zur Einführung. Das kann ich als Schulleitung nicht alle vier Wochen verantworten! Lieber ein nicht ganz so perfektes Tool langfristig nutzen, als ständig ein neues Tool, das nur 5 % besser ist.

Einfach und unabhängig

Einfach muss es sein, dazu gehört m. E. unbedingt die Möglichkeit, mit lokalen Ordner zu arbeiten (wie in der Dropbox). Nur im Browser per Up- und Downloadfunktion zu arbeiten ist langsam, uneffektiv und macht keinen Spaß. Zudem muss es m. E. möglich sein, die Cloud mit möglichst vielen Betriebssystemen und Endgeräten zu nutzen.

Feedback / Fragen

Erfahrungen bei der Einführung von Schulclouds